A digitális archívum tervezése a leíró adatok struktúrájának kialakításával kezdődik, majd a rendelkezésre álló segédmédiák (jegyzőkönyvek, naplók stb.) alapján teljeskörű gyűjtésrekonstrukciót végeztünk, pontosítva az adatokat, illetve kereszthivatkozásokat létrehozva. A digitalizálás első lépéseként – a digitális utómunka előtt – olyan fájlokat hoztunk létre, amelyek pontosan leképezik a fizikai gyűjteményt vagyis a digitális alapanyagok csoportosítása és elnevezése pontosan megfelel az analóg hordozók rendszerének. Az így kialakult metaadat-struktúrát a javított hang- és vizuális fájlokkal együtt feltöltjük az intézet által fejlesztett szoftverkörnyezetbe, amely az online publikációs funkció mellett összehangolt kutatói feladatok kiszolgálására is alkalmas. 

Minden gyűjteményi egység egyedi előkészítést és feldolgozási módszert igényel. A hiteles gyűjtésrekonstrukcióhoz meg kell határozni a gyűjtési egységeket, majd időrendbe állítani a helyszín-időpont adatpárokat. Ehhez egy időbeli referenciatengelyre van szükség, amely általában hang- vagy filmfelvételek alapján készíthető el. A referencia időegyenes segítségével lehet később elhelyezni a gyűjtés során párhuzamosan rögzített médiákat.

A mindenki által látogatható honlap mögött egy szerteágazó, a megjelenített elemeknél jóval szélesebb szempontrendszert kezelő, a legszigorúbb tudományos szabványokkal is kompatibilis adatbázismotor dolgozik. Ez az adatbázis nem csak rendezi és tárolja az adatokat, hanem a feldolgozás folyamatát is menedzseli. Jól vizualizált felületen lehet nyomon követni a különböző munkafázisokat, a haladás ütemét, illetve a befejezett részfeladatokat. A leíró folklóradatok polihierarchikus rendszere teljesen rugalmasan kezelhető, így mindig a feldolgozandó anyag határozza meg a végleges metaadat-struktúrát. Lehetőség van különböző kutatási témák által meghatározott rendszerezésre is, egyéni kutatói ötletek kipróbálására, megvalósítására. Mivel ilyenkor a kutató által bevezetett új fogalmak, leíró adatok vagy kategóriák csak újabb címkeként kapcsolódnak az adatelemekhez, a rendszeralkotás az alap-adatbázis megváltoztatása nélkül valósul meg, és bármikor alakítható, fejleszthető.

Intézetünk az online forrásközlés egészét önálló tudományos publikációnak tekinti. A forrásközlés metaadat-struktúrájának elkészítése, a kereszthivatkozások rendszerének megtervezése önmagában is tudományos tevékenység. A publikált tartalmak hosszú távú elérését permanens linkekkel és DOI azonosítási lehetőséggel garantáljuk. Ez biztosítja, hogy eredményeink a kutatók látókörébe kerüljenek. Valamely egyéni kutatási téma szerint rendezett részadatbázis önálló publikálása mellett lehetőség van hagyományos e-tanulmányok megjelentetésére is, több nyelven is. E tanulmányok hivatkozási rendszere természetesen használhatja az alap adatbázis bármely elemére mutató DOI azonosítót.

• permanens linkek

• DOI azonosítás

• OJS publikációs platform

• több nyelv támogatása