A terepmunka egyik fontos pillére a gyűjtések technikai megvalósítása, a lehető legmagasabb technikai színvonalon. A dokumentáció sikeressége, vagyis a veszélyeztetett értékekhez való eljutás – fizikai és szellemi értelemben egyaránt – lehetetlen a helyi kutatók bevonása nélkül. Ebben az értelemben az országosan elismert szaktekintélyt és az adott falut jól ismerő helyi vezető egyaránt helyi kutatónak számít. A terepmunkák során fontos koncepcionális célkitűzés volt, hogy úgy készüljenek stúdióminőségű felvételek, hogy közben az előadók számára ismerős és biztonságos, inspirációt biztosító környezet is megmaradjon. Ezt csak az eredeti helyszíneken lehet megvalósítani, amely a felszerelés szállításával jár. Bár a helyben felállítandó stúdió sokkal nagyobb terhet ró az expedíció és az utómunka résztvevőire, az így elkészülő dokumentáció információtartalma lényegesen magasabb, a rögzített  információ pedig komplexebb.

A terepmunka tehát alapvetően két fontos fázisból áll: a kapcsolati háló segítségével összegyűjteni a rendelkezésre álló információkat (hely- és anyagismeret), majd a helyszínre szállítani a technikát. Mivel mind az előzetes szervezés, mind a logisztika komoly erőforrásokat igényel, a terepen a legfontosabb tényező az idő. Jó hatásfokú munkát csak kis csapattal lehet végezni, ezért az expedíciók létszáma legfeljebb öt fő. 

Minden felvétel két részből áll: zenei felvétel és adatolás. A zenei felvétel párhuzamos hang- és filmfelvételt jelent, szigorú fájlkezelési protokollal, amely érvényes a helyszíni- és az utómunkára is. Az adatolás – a biztonság érdekében – párhuzamos csatornákon folyik: szóbeli rögzítés, kódolás fájlnévbe, valamint írásbeli rögzítés, egy külön erre a célra kifejlesztett offline számítógépes rendszer segítségével. Ez az offline munkakörnyezet megegyezik a honlap adminisztrációs felületével, amely több előnnyel jár: egyrészt a kérdéseket egy közös, gyakorlatban kipróbált sablon alapján lehet feltenni, másrészt internet kapcsolat esetén a rögzített adatok – még az expedícó alatt – szinkronizálhatók a biztonságos szerverkörnyezetben tárolt addigi adatokkal. Szinkronizálás után a bevont munkatársak még a terepmunka befejezése előtt elkezdhetik a felgyűjtött anyag feldolgozását.