A kutatás számára a legfontosabb munkafeltétel a forrásanyag elérése. Az elmúlt évtizedek digitális forradalma hatalmas mennyiségű kutatási anyagot tett elérhetővé, így a harmadik évezred kutatói számára a források elérése nem csupán jogosultság kérdése, hanem egyben versenyfutás az idővel. Felértékelődtek a gyorsan kereshető, jól strukturált, permanens linkekkel hivatkozható, hiteles online tartalmak, gyűjtemények. 

A közelmúlt divatos hívószavai között rendre megtaláljuk a digitalizálás, az adatbázis-építés és az online publikáció kifejezéseket. Azonban a gyakorlati megvalósítás során gyakran nem várt kérdések merülnek fel. Ahhoz, hogy az analóg gyűjtemények nyilvántartási problémái ne jelenjenek meg az új online felületeken, jól kell ismerni az analóg-digitális adatkonverzió munkafolyamatait és a digitális publikáció technikai lehetőségeit. Ezek az ismeretek nem csak a kutatók, hanem az intézményvezetők számára is rendkívül fontosak, mert az adatbázisokkal összefüggő tudományos döntések pénzügyi döntéseket is maguk után vonnak. 

Bár a személyi számítógép és egyéb digitális eszközök közel harminc éve megjelentek a kutatás és archiválás eszközei között, használatuk hatékonyságát tekintve lassú átmenetnek lehetünk tanúi. Eleinte az analóg gyűjtemények használatát segítő, eredetileg papíralapú segédmédiák digitális kereshetősége volt a cél,  később már teljes gyűjteményi egységek digitális leképezéséről volt szó. Ezt követte az adatbázisok kiegészítése az online technológia szinte havonta bővülő lehetőségeivel,  végül pedig az eleve digitális anyagokat is kezelő,  a kutatási témáktól független szuper-adatbázisok víziója került fókuszba. 

A Virbius Intézet a legmodernebb IT technológiákat alkalmazva nyújt testreszabott megoldást bármilyen analóg vagy digitális archívum rendezésére, továbbfejlesztésére.